Повечето ми познати постоянно извеждат като основен плюс на своите смартфони възможността за мултитаскинг. Да, супер е, когато машинката ти си върши самостоятелно хиляди неща, докато не я гледаш, но пък батерията пада бързо, а процесорът се задръства. До голяма степен хората са като смартфоните – мултитаскингът не им понася добре, но пък е едно от основните изисквания в съвременния свят. Затова съм решила да му обърна малко повече внимание.
Прочетох материал в Harvard Business Review и се замислих колко прав е авторът му. Възможността да правим по няколко неща накуп вече не е изключително свойство, а изискване към всички работещи. Вместо да ни помогне, то намалява производителността и кара много хора да се чувстват изтощени и претоварени. Тогава защо продължаваме да държим на това? Истината е, че свикваме да получаваме отговор на всичко моментално и това вече важи не само в диалога с лентата за търсене на Google, но и в разговорите със съвсем истински хора. Технологията може и да се развива бързо, но хората не са толкова приспособими. И докато се опитваме да жонглираме с поне 3 задачи по едно и също време, жертваме концентрацията си и увеличаваме средното време за приключване на всяка задача с поне 25%. Намаляващия прозорец на концентрирано внимание също не е новина – замислете се само колко време успявате да задържите поглед върху една задача, преди да се замислите за нещо друго, което също трябва да свършите.
Какво е решението? Ами просто да зарежем опитите да се превърнем в машини и да действаме така, както би трябвало, а не така, както изискват от нас. Някои от съветите ще ви костват сериозна тренировка, но си струват.
- Бъдете точни и изисквайте точност: българите нямат навика да спазват точност и това е въпрос на национален темперамент. Тук не искам да засягам ничия национална гордост – ако си мислите, че у нас е зле, пробвайте да си уредите среща с италиианец или испанец. Затова започнете дисциплинарно да въвеждате точни часове, да ги спазвате и да изисквате всички останали да ги спазват. Случвало ми се е дисциплинарно да си тръгвам от среща, след като другата страна закъснява с повече от 15 минути. Да, първоначално със сигурност си резервирате репутация на страшен темерут, но друг начин рядко има. Това е бил и пътят на всички онези шефове, за които чуваме истории от типа “Закъсняхме с 10 минути и не успяхме да довършим всичко, защото той прекрати срещата точно в 12, както беше по график.” Принципът е прост – ако вас ви забавят, вие бавите този, с когото е следващата ви среща… и вече имаме лавина от пропиляно време. Така уважавате не само своето време, но и времето на всички, с които сте си уредили срещи в рамките на деня.
- Правете си дневен списък със задачи: с първото кафе разпишете списък с нещата, които трябва да свършите през деня и остойностете колко време ще ви отнеме всяко от тях. С практиката времевото остойностяване става все по-точно. Оставяйте си по малко свободно време между задачите, за да може да вмъкнете отговора на допълнителни мейли и непредвидени задачи (няма да се разминете без такива дори при идеално планиране). Подредете задачите по приоритети и поставете най-важните в най-продуктивния ви часови диапазон – за мен това е рано сутрин, но ако мислите по-добре на пълен стомах, оставете най-важното за следобеда. Описвайте задачите подробно, но без да издребнявате – обикновено си оставям от половин до един час за отговор на мейли, без да разбивам времето за всеки отделен мейл.
- Отделяйте спешното от важното: това е може би най-трудният за създаване навик. Подтиснете желанието да спрете работа при всеки нов мейл – погледнете по диагонал за какво иде реч и си го оставете за мейл-времето. Не се притеснявайте да кажете на колега, че в момента вършите нещо по-важно – предложете му час, в който да обсъдите нещата според свободните часове в дневния ви график. Често всеки идва с презумцията, че неговата молба е най-важна и спешна – вие знаете по-добре какво ви остава за вършене и имате право да прецените сами.
- Научете колегите да ви информират писмено: тук, естествено, нямам предвид да си подготвите образец за молба като в държавната администрация. Един-два реда в Skype ще стигнат. Твърде често някой минава през стаята ми, застава до бюрото ми и изстрелва нещо, което трябва да се свърши или обмисли. Естествено, необходимо е време да превключа на нова тема и половината висящи в стаята думи вече са се изпарили от мозъка ми. Когато въведете правилото за писмени запитвания, намалявате опасността да пропуснете или забравите нещо, а и ограничавате прекъсването на работата си, което обикновено увеличава времето за изпълнението й.
- Организирайте си регулярни почивки: постарайте се да имате поне 4 почивки по 15 минути “застопорени” в редовния график. Разходете се на слънце, направете си чай, сипете си вода, раздвижете всички схванати мускули. Така ще прочистите ума си и ще можете по-лесно да започнете следващата задача на пълна скорост.
- Разпускайте след работа: не си носете задачите вкъщи, освен в наложителни случаи. Изкушението да разпишете някой нов проект след вечеря е голямо, но така мозъкът ви не може да почине достатъчно, за да се подготви за следващия ден. Дори и да работите от вкъщи, заделете си поне 1-2 часа, в които да разпуснете след излизане от офиса, преди да се захванете отново с някоя задача. Така освен по време на сън, ще имате и допълнителен период за зареждане на батериите.
___
снимка: Danijel ?ivinjski
Няма подобни постове.